Kvalitetsledningssystem samt Miljöpolicy
KVALITETSLEDNINGSSYSTEM
Förebyggande åtgärder
Vårt arbete med kvalitetssäkring är ständigt pågående. Vi har skapat kvalitativa processer med kontinuerlig utvärdering och utveckling av våra olika rekryteringsprojekt. Vi följer utvecklingen på arbetsmarknaden och våra kunders efterfrågan och därmed anpassar och utvecklar våra rekryteringsprocesser för att alltid kunna leverera träffsäkra och effektiva rekryteringstjänster.
Sedan starten av Novare Public och genom ett systematiskt och enhetligt kvalitetsarbete planerar vi verksamheten, skapar processer, följer upp och utvärderar resultatet, identifierar förbättringsområden och avvikelser. Vi utvärderar kontinuerligt vårt arbetssätt och håller oss uppdaterade kring olika omvärldsförändringar som påverkar vår bransch för att utveckla och förbättra våra processer. Viktigast i vårt kvalitetsarbete är vår kundnöjdhet. Vi följer upp, utvärderar och utvecklar våra interna processer systematiskt i syfte att säkerställa en kvalitativ och modern leverans. Det innebär att vi vidareutbildar kontinuerligt våra rekryteringskonsulter i intervjuteknik och analysmetodik samt håller oss uppdaterade med utveckling och trender inom branschen.
Vi lägger stor vikt vid att uppnå och överträffa kundens förväntningar – det är för oss ett mått på kvalité. Vår kvalitetssäkring tar alla delar av rekryteringsprocessen i beaktning, såväl start som avslut och kontakt med uppdragsgivare samt kandidater. Vid uppstartsmöte med kund sätts gemensamt förutsättningar, mål och mätpunkter för varje uppdrag. Dessutom bestäms när och hur kontakten mellan oss och kunden skall ske och hur vi ska följa upp och utvärdera resultatet. Vår absoluta målsättning är att vara proaktiva och vara den drivande parten i processen men också lyhörda för kundens och kandidaternas utvärdering av hela processen.
För att säkerställa vårt kvalitetsarbete är det alltid två rekryteringskonsulter som arbetar i ett rekryteringsuppdrag och utifrån att vi dokumenterar från start till mål i antingen kundens rekryteringssystem eller i vårt eget rekryteringssystem innebär det att vi minimerar risken att försena leveranser vid eventuell frånvaro på grund av sjukdom eller ledighet. Vi har även löpande avstämningar med kunden samt kandidaterna, för att vi tidigt kan upptäcka eventuella avvikelser och snabbt kan sätta in åtgärder. Efter avslutad process följer vi upp med både uppdragsgivare och kandidat för att ta reda på hur de upplevde sin kontakt med oss för att kunna identifiera förbättringsområde och utveckla våra processer. Den av kunden upplevda kvalitet på hela processen avseende planering, kommunikation, dokumentation samt leverans i enlighet med avrop och uppdragsbeskrivning.
Planering
Vi tar fram en skriftlig processbeskrivning därefter presenterar vi tidplan, målsättning och övriga viktiga milstolpar för rekryteringsprojektet. Efter samtycke från uppdragsgivaren fastställer vi tidplanen, uppstart och övriga delar för hela projektet.
Kommunikation
Utifrån tids- och aktivitetsplanen som upprättas i dialog med kunden vid uppstartsmötet framgår att vi under hela processen tar ansvar och initiativ för kommunikation, information, uppdatering och diverse avstämningar med kunden.
Dokumentation
Vi dokumenterar och följer upp projektens utveckling i vårt rekryteringssystem eller i kundens rekryteringssystem. Det är viktigt att dokumentera och hantera informationen inklusive kontakter med kandidater, eventuella referenspersoner enligt GDPR och andra viktiga riktlinjer som gäller hos våra kunder tex hantering av offentliga handlingar och eventuella sekretess under processen.
Hantering av avvikelser och reklamationer
Vi har tydliga rutiner för reklamationshantering och ser alltid till att våra uppdragsgivare är nöjda med vår hantering av eventuella avvikelse. Det viktigaste skälet till varför vi har riktlinjer för att hantera reklamationer är för att säkerställa att den person som lämnar klagomålet upplever att vi lyssnar, förstår och vidtar lämpliga åtgärder, att vi ska lära och utvecklas samt minimera riskerna att samma avvikelser upprepas genom att vidta lämpliga åtgärder. Huvudsyftet är att hitta möjligheter till förbättringar i verksamheten, exempelvis genom att spåra orsaken till fel som uppstår och att kontinuerligt utveckla organisationens processer. Nedan beskrivs vår process för reklamationshantering.
Våra chefer är huvudansvariga för att säkerställa att följande sker:
- Se till att klagomål registreras i vårt system och hanteras enligt våra rutiner
- Uppmärksamma mönster och trender i registrerade klagomål vidta åtgärder vid behov komma med förbättringsförslag
- Rapportera analyser och planerade förbättringar till ledningen kvartalsvis
- Registrering av reklamation
- Varje reklamation registreras i vårt system och följs upp inom tre månader för att säkerställa att rätt åtgärder vidtagits i tid för att säkerställa kundnöjdheten. Registreringen minskar också risken för framtida upprepning.
När kundmissnöje uppstår arbetar vi efter nedan modell:
- Vi lyssnar på kunden och samlar på oss så mycket information som möjligt
- Vi visar förståelse för kundens situation och för det inträffade
- Vi tar på oss vårt ansvar för situationen och ber om ursäkt för det inträffade
- Tillsammans med kunden tar vi fram en handlingsplan för att hantera situationen som uppstått på bästa sätt.
- Vi tittar på olika alternativ för att hitta den åtgärd som passar kunden bäst i den specifika situationen.
Revision av kvalitetssäkeringssystem
Uppföljningen av arbetsflödet ska ske vid flera tillfällen i överenskommelse med uppdragsgivaren. Efter avslutat uppdrag kontaktar, en oberoende konsult med erfarenhet och kompetens inom området, uppdragsgivaren efter avslutat uppdrag. Alla synpunkter efter utvärderingen dokumenteras och presenteras för ledningen. Därefter presenteras en handlingsplan för eventuella förbättringsområden. Vi gör löpande kvalitetskontroller genom olika undersökningar för att fånga upp förbättringspunkter och den allmänna kvalitet som kunden upplever. Svaren används för löpande förbättrings- och kvalitetsarbete som genomsyrar hela organisationen. Genom hela processen och under varje möte frågar vi våra kunder hur de upplever vårat samarbete. Det ger oss möjligheten att kunna kontakta en kund direkt om de upplever att något inte fungerar optimalt.
Svaren som inkommer delges alla berörda chefer, deras teamledare samt kontorschefen. I slutändan är det ledningen och kvalitetschefen som följer upp övergripande trender i svaren för att, vid behov, kunna initiera utvecklingsprojekt. En gång per år utförs en djupgående undersökning bland alla kunder.
Undersökningen till våra kunder tar bland annat upp frågor om service och bemötande, förståelse för kundens behov och förmåga att hantera problem som uppstår. Berörda chefer analyserar svaren tillsammans med den lokala ledningsgruppen. Utifrån analysen identifieras övergripande förbättringsåtgärder samt olika område som behöver extra fokus.
Kvalitetsansvarig
Alla Novare Publics Processer för bland annat kvalitet och dokumentation revideras och granskas årligen. Detta för att kunna uppdatera och säkerställ att våra processer är relevanta och korrekta.
Kvalitetsansvariga för Novare Public är följande:
- Mitra Frost – VD Novare Public
- David Lindqvist COO Novare Human Capital AB tillika Styrelseordförande för Novare Public HR AB.
Dokumenthantering
All dokumentation rörande rekryteringsprocesser samt kandidater, referenser samt övriga kontakter sparas i vårt rekryteringssystem eller kundens rekryteringssystem enligt GDPR. All övrig dokumentation gällande processer och mallar är sparad under bolagets filhanteringssystem.
Novare följer en dokumenthanteringspolicy som tydligt definierar riktlinjer för skapande, revision, godkännande, lagring och arkivering av dokument inom organisationen. Alla medarbetare är medvetna om och utbildas i bolagets dokumenthanteringsprocess vid introduktion.
Alla användare skall ha ett unikt användarnamn med tillhörande lösenord. Användarnamn och lösenord är personliga och får inte delas mellan användare. Det finns olika behörighetsnivåer för medarbetare så att endast auktoriserade personer kan redigera och godkänna dokument.
Novare använder elektronisk signaturteknik för att effektivisera godkännandeprocesser och minska behovet av fysiska signaturer.
Rekrytering internt
Rekrytering internt till Novare sker genom att identifiera ett specifikt behov inom bolaget. Det är viktigt att tydligt definiera de krav och förväntningar som gäller för den interna rekryteringen. För att informera sina nuvarande medarbetare om den interna möjligheten, annonserar vi tjänsten internt genom intranätet samtidigt som annonsen läggs ut på Novares hemsida. Annonsen bör innehålla detaljer om tjänsten, dess krav och hur man ansöker.
Medarbetare som är intresserade av den interna möjligheten skickar in sina ansökningar. Dessa ansökningar kan inkludera en uppdaterad CV och ett personligt brev som förklarar varför de är lämpliga för tjänsten. Både interna och externa kandidater bedöms kandidaternas lämplighet utifrån kraven och kvalifikationerna. Kandidater som går vidare blir kallade för intervjuer och bedöms utifrån sina färdigheter, erfarenheter och hur väl de passar in i Novares företagskultur. Interna kandidater kan behöva genomgå samma intervju- och utvärderingsprocess som externa sökande.
Som en del av processen kommer Novare utföra referenskontroller och bakgrundskontroller för att verifiera kandidaternas tidigare arbets- och utbildningshistorik. Efter att alla intervjuer och utvärderingar är avklarade, fattar vi ett beslut om vilken intern eller extern kandidat som bäst passar tjänsten. En anställningsvinst skickas till den valda kandidaten.
Efter att erbjudandet har accepterats, inleds en övergångsperiod där den kandidaten får nödvändig utbildning och information för att komma in i sin nya roll inom Novare Public.
Kompetensutveckling
Novare säljer kvalificerade tjänster och produkter baserade på kunskap, erfarenhet och kompetens. Kompetens kan även definieras som rätt kunskap vid rätt tidpunkt. Med den synen är den kontinuerliga vidareutvecklingen av både företaget och medarbetarna en självklarhet. Detta förverkligar vi genom att ständigt erbjuda våra medarbetare, enskilt eller i grupp, kompetensutveckling som är tydligt affärsorienterad till vår verksamhet. Vi strävar efter att göra varje kund till en nöjd kund och varje projekt till en bra referens.
Detta gör vi genom:
- att sätta kunden i fokus i allt vi gör
- att leverera i rätt tid
- att ha ordning och reda – strukturerade/dokumenterade processer
- att ha rätt pris
- att ta personligt kvalitetsansvar
- att använda tiden effektivt
- samtliga medarbetares engagemang och samverkan
Samtliga medarbetare stödjer denna policy och ledare på varje nivå skapar erforderliga resurser för att uppfylla kraven i verksamhetsbeskrivningen och åstadkomma ständiga kvalitetsförbättringar. Vi uppmuntrar alla medarbetare inom Novare att utvecklas i sin profession. En del av denna utveckling kan ske i form av utbildning. Utbildning kan vara längre schemalagda kurser, eller enstaka seminarietillfällen. Under det årliga utvecklingssamtalet ska bl.a. kommande utbildning diskuteras och planeras. Efter att alla utvecklingssamtal är genomförda, görs en behovsanalys av organisationens kompetensbehov som kommer ligga till grund för de insatser som planeras för året. Genom att göra en kunskapsinventering och kartläggning av befintliga kunskaper inom organisationen kan vi definiera skillnaden mellan aktuell kompetens vs. verkligt behov.
Ledningsgruppen fastställer sedan en utbildningsplan med mål för utbildningen ur ett strategiskt perspektiv. Val av insatser för varje medarbetare styrs av vilka behov individen och teamet har. Insatsen kan ske i ett antalolika former som anpassas efter det mest effektiva och pedagogiska upplägget.
De stående insatserna inom Novare är följande:
1. Utbildningar som ska innehållsmässigt ha anknytning till nuvarande eller planerade kommande arbetsuppgifter. Det innebär utbildning som
- är nödvändig för att den anställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter
- gör att den anställde kan utföra sina arbetsuppgifter effektivare och/eller säkrare
- avser nya lagar, nya bestämmelser, ny teknik eller motsvarande som direkt rör arbetsuppgifterna underlättar förändringar av verksamheten
- utbildning för att öka den anställdes förmåga att utföra nya arbetsuppgifter
2. Workshops inom assessment och intervjuteknik
Vi utbildar oss i intervjuteknik och analysmetodik samt håller oss ajour med utveckling och trender inom personbedömning och tester. Vi har legitimerade psykologer anställda hos oss på Novare som vidareutvecklar och tränar oss i assessment och intervjuteknik. Vi har avsatt en timme per vecka workshop med olika teman då vi har möjlighet att fördjupa oss i olika utmaningar och frågeställningar.
3. Deltagande i seminarier, mingel och branschspecifika träffar
4. Ledarskapsutbildning genom Novare Leadership Academy
5. Mentorprogram både med interna och externa mentorer
6. Introduktionsprogram och fadderprogram internt
7. Studiebesök och träffar med olika branschorganisationer
Utöver detta ser vi till att vi utvärderar och utvecklar ständigt våra interna processer i syfte att säkerställa en kvalitativ och modern leverans.
Underleverantörer
Vi samarbetar med ett stort antal underleverantörer av produkter och tjänster. Dessa är utvalda av Novare och har ett definierat kvalitetstänkande. Novare måste, som sista länken i en kedja ut mot kunderna, vara minst lika duktig på kvalité som övriga länkar i kedjan för att helheten av kvalité ska kunna uppnås. Leverantörer väljs och utvärderas årligen av Novare och godkänns av varje bolags kvalitetsansvarig.
Likabehandlingsplan
Novares strävan är att vårt arbetsklimat ska ha sin grund i alla människors lika värde. Alla medarbetare ska känna arbetsglädje, engagemang och trygghet och ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, ålder, sexuell läggning, funktionsnedsättning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning.
Arbetet med jämställdhet och mångfald ska bedrivas målinriktat och i samverkan med medarbetare. Alla på Novare, oavsett position, har ett stort ansvar för att acceptera varandras olikheter och att respektera den värdighet som alla har rätt till på sin arbetsplats. Trakasserier eller nedvärderande och förlöjligande handlingar är självklart inte tillåtet. Alla som ser ett kränkande beteende eller hör nedsättande språkbruk förväntas ingripa. Det är chefens ansvar att en anmälan om sexuella trakasserier, trakasserier eller kränkande behandling alltid uppmärksammas och tas på allvar. Det är också chefens ansvar att detta utreds och åtgärdas.
Vi vill verka för att alla medarbetare ska kunna förena arbete och föräldraskap. Det sker genom att underlätta uttag av föräldraledighet eller vård av barn samt att med denna hänsyn planera möten, resor och utbildningar. Föräldralediga medarbetare ska ges möjlighet till att ha kontakt med Novare, t.ex. få information och delta i vissa gemensamma arrangemang.
Vi vill aktivt verka för att det ska vara en jämnare könsfördelning på Novare. Detta innebär att vi strävar efter att utlysta tjänster söks av både kvinnor och män samt att medarbetare av underrepresenterat kön särbehandlas positivt vid jämförbar kompetens.
Mångfald och jämställdhet
Novare är en diskrimineringsfri arbetsplats och vi ser mångfald som en styrka. ”Novares kod” sammanfattar hur vi ska arbeta för att vara ett inkluderande företag som inte diskriminerar och som aktivt, såväl internt som externt, arbetar för ökad mångfald. Vidare behandlar Novares kod hur vi ska arbeta för att vara ett företag med öppet, idérikt och tillåtande klimat som präglas av ömsesidig respekt och uppmuntran.
Novaregruppens synsätt och inställning kring jämställdhet och mångfald för vi med oss i våra arbetsprocesser mot våra kunder. I praktiken innebär det att vi arbetar för att tillvarata de mänskliga resurserna genom att främja lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet oavsett etnisk tillhörighet, kön, ålder, religion eller dylikt. Vi arbetar kontinuerligt med att skapa insikt om värdet av mångfald i hela organisationen och öka kompetensen om olika kulturer och språk hos alla medarbetare. Vi ser människan/individen, och vid rekrytering värderas alla sökande efter kompetens, praktisk erfarenhet och personrelaterad kompetens. När kandidater söker jobb via oss ska det vara så enkelt som möjligt och ingen diskrimineringsgrundande information ska behöva anges.
I vårt sökande efter potentiella kandidater utmanar vi oss själva i var och i vilka sammanhang vi kan hitta relevant kompetens. Vi försöker ständigt tänka nytt/nya nätverk/nya tipsgivare för att lyfta blicken från våra invanda mönster. En konkret åtgärd är att Novare vid egna rekryteringar ser till att rekryterar ur både ett jämställdhets- och mångfaldsperspektiv då det i sin tur gagnar mer perspektivtäta processer. Vi har också återkommande utbildningar kring unconscious bias och uppmuntrar till en företagskultur där samarbete uppmuntras – just för att få in fler perspektiv i arbetet.
Novaregruppen har ett stort nätverk av kvinnliga chefer genom våra mentor- och ledarskapsprogram. Vi har också alla möjligheter att hitta personer med utländsk bakgrund tack vare vårt rekryteringsbolag Novare Potential.
Etniska Riktlinjer
Novares framgång är på lång sikt baserad på att vi uppnår tillit och förtroende hos våra kunder och övriga samarbetspartner. För att hålla tilliten och förtroendet uppe måste vi se till att vårt beteende är konsekvent med de värden vi står för. Våra etiska riktlinjer beskriver:
- De etiska principerna som styr vårt företag
- Det beteende vi förväntar av våra anställda på alla nivåer
Riktlinjerna ska ge stöd vid utförande av uppgifter och förhållanden till beslut som skall tas. Om något är oklart, ska råd och vägledning fås hos närmsta chef/ledare.
Vi ska endast involvera oss i aktiviteter som följer lagar och föreskrifter, ingångna avtal och våra egna riktlinjer för affärsetik. Vi ska erbjuda våra tjänster och produkter på ett sådant sätt att vi och kundens/samarbetspartners rättigheter och skyldigheter framkommer klart. Vår marknadsföring och annonsering skall inte vara missvisande, utan ska ge korrekt information om de tjänster och produkter som erbjuds.
Alla anställda ska vid kontakter med kunder och samarbetspartners främja ärlighet, integritet och lojalitet i alla förhållanden. Den anställde ska inte utnyttja sin ställning för att uppnå personliga fördelar, som opassande gåvor eller betalning av evenemang eller resor. Normala gåvor som det kan uppfattas som oförskämt att ta emot kan accepteras. Det samma gäller i förhållandet till betalning av t.ex. lunch/middag i förbindelse med möten eller annat arbete.
Den anställde ska inte delta i aktiviteter där det kan uppstå intressekonflikter mellan Novares och den anställdes eller något av den anställdes närståendes intressen. Han/hon ska heller inte på Novares vägnar ta beslut som påverkar den anställdes egna eller något av den anställdes närstående ekonomiska intressen. Den anställdes eventuella externa medverkan får inte vara ett hinder för utförandet av de uppgifter och funktioner han/hon har. Sådan extern medverkan får heller inte undergräva förtroendet för Novare. Vid tvivel ska den anställde ge information om extern medverkan till sin närmsta chef/ledare.
Det är styrelsen, via verkställande direktör (VD), som har det övergripande ansvaret för de etiska riktlinjerna och för att dessa följs. Det är den enskilde anställdes skyldighet att känna till de bestämmelser och instruktioner som gäller för vidkommandes ställning, och har ett personligt ansvar för att följa riktlinjerna.
Som chef/ledare har du ansvaret för att säkra att riktlinjerna är kända och följs innanför ditt ansvarsområde. Du som chef/ledare ska också vara en förebild. När det sker brott mot riktlinjerna eller det utvecklar sig en olycklig sedvana/kultur på Novare ska du säkerställa att detta tas upp omedelbart.
Som chef/ledare ska du också värdera och eventuellt föreslå mer detaljerade riktlinjer innanför de delarna av företaget du har ansvar för. Dessa riktlinjer skall godkännas av VD. Brott mot dessa riktlinjer och vägledningar/instruktioner, kan medföra disciplinära åtgärder i form av varning, uppsägning eller avskedande. I samband med detta har alla chefer/ledare ett särskilt ansvar för att bidra till att skydda anställda som avslöjar och rapporterar tjänstefel.
MILJÖPOLICY
Novare erbjuder kompetensförsörjningstjänster såsom bemanningstjänster, konsulttjänster Executive Search, rekrytering, chef- och ledarutveckling. Novare är engagerad i samhällets långsiktiga utveckling på olika vis och strävar efter att utveckla sina tjänster så att relevanta miljöaspekter i uppdragen alltid hanteras på ett seriöst och kompetent sätt.
Novare bedriver ett aktivt miljöarbete i samverkan med kunder, leverantörer, anställda och andra intressenter och strävar efter att uppfylla och överträffa de krav som ställs.
Miljöfrågor liksom CSR, mångfald och jämställdhet är viktiga delar i Novares värderingsgrund. Novare vill också ta ett tydligt miljöansvar och integrera miljöhänsyn i verksamheten och har därför utarbetat denna miljöpolicy. Policyn ska genomsyra all intern verksamhet, vilket innebär att verksamheten ska bedrivas med hänsyn till hälsa och miljö, ska uppfylla hälsoskydds- och miljölagstiftning samt ständigt förbättras för att minska belastningen på hälsa och miljö.
Novares miljöarbete följer kraven enligt ISO 14001:2015. Målsättningen är att inom en till två års period genomgå någon form av miljöcertifiering för tjänsteföretag. Miljöpolicyn ingår som deldokument i Novares personalhandbok och revideras årligen för ständig utveckling och förbättring. I Novares miljöpolicyn fastslås riktlinjer för inköp och konsumtion. Exempelvis kan detta handla om grön el, miljövänligt papper, undvikande av utskrifter till förmån för digital information, moderna IT lösningar med mera.
Novare har i sin verksamhet identifierat följande områden som viktiga ur miljösynpunkt.
Medarbetare
Novare ska motivera samtliga medarbetare till ett miljömässigt ansvarsfullt agerande. Genom utbildning och information vill Novare hålla kunskap och intresse på en hög nivå så att medarbetarnas engagemang tillvaratas. Målet är att löpande informerar internt om Novares miljöarbete och genomför förändringar för att uppfylla bindande krav som ställs på företaget från olika intressenter.
Förbrukning och inköp
Det primära när det gäller miljöhänsyn är en minskad konsumtion. Av denna anledning skall vid varje inköp tas en miljöhänsyn kopplat till effektivitetsvinsten – till exempel att alltid ifrågasätta om det verkligen är nödvändigt att köpa någon ny vara eller om man verkligen behöver byta ut den nuvarande mobiltelefonen, datorn eller andra produkter.
Vid inköp gäller det i första hand välja den miljömässigt bästa leverantören eller produkten som kan minska miljöpåverkan. Inga inköp göras eller leverantörskontrakt får skrivas utan ett hänsynstagande och överensstämmelse med miljöpolicyn. Vid samtliga inköp av produkter och system ska miljö vägas in som en parameter. tex. kostnaden för att köpa ekologiskt är liten i förhållande till miljövinsten. Finns ett ekologiskt alternativ skall detta prioriteras. Förbrukningsvaror som inköps ska ha någon av de väletablerade miljömärkningarna. Målet är att minska materialförbrukningen och användningen av miljöbelastande produkter på kontoret, prioriterar kretsloppstänkande och hushålla med resurserna på bästa sätt. Vidare källsorteras avfall så långt det är praktiskt möjligt. Självklart lämnar man in miljöfarligt avfall, t ex batterier, till lämplig källa. Tomma bläckpatroner skickas åter till tillverkaren för hantering.
I verksamheten förbrukas energi i form av värme, varmvatten och el. Novare arbetar såväl för att minska energiförbrukningen som för att den energi som används ska vara miljömärkt. Ett kontor behöver inte vara upplyst i varje rum som inte används. Man är medvetna om att släcka lamporna när det inte är nödvändigt och stänga av andra elektroniska apparater när de inte används aktivt. Lågenergilampor skall nyttjas i största möjliga mån.
Novare har en modern IT infrastruktur som möjliggör att samtliga dokumentmallar, personalhandböcker med mera finns digitalt på en gemensam server för att minska utskrifter. Novare uppmanar samtliga kandidater att skicka sina ansökningshandlingar digitalt och undviker själva att skriva ut dessa.
Resor
Vid resor i tjänst väljs när så är möjligt det färdmedel som är det mest miljövänliga alternativet. Målet är att minimera våra transporter med bil och alltid prioritera kollektivtrafik, cykel eller promenader om det är tillämpligt.
Ansvarig person
Alla Novares medarbetare är införstådda om företagets miljöpolicy, direkta och indirekta miljöpåverkan. Genom att integrera miljöaspekter i organisationens verksamhet bidrar Novare till ett långsiktigt hållbart samhälle. Alla medarbetare är också medvetna om vikten av att följa de regler och rutiner som företaget satt upp för sitt miljöarbete.
Miljöhanteringen på kontoret sköts av den administrativa personalen men för att kunna ständigt förbättra vårt miljöarbete har vi en utsedd en miljöansvarig person som fokuserar på att kontinuerligt identifierade miljöpåverkande aktiviteter, följa upp och informera organisationen om viktiga förändringar inom miljöfrågor samt ta fram och uppdatera åtgärdsplanen för att ständigt minimera miljöpåverkan. Miljöansvarig ser till att den årliga genomgången förbereds och genomförs i samråd med företagets ledning. Miljöansvarig redogör då för vilka förebyggande och utvecklande aktiviteter som genomförts inom miljöområdet. Kreativitet och initiativtagande att gå längre än reglementet kräver premieras. Miljöplanen revideras av miljöansvarig årligen och anpassas utifrån ny kunskap. Miljöansvarig är även ansvarig för företagets inköpsfunktion vilket innebär att miljöarbetet kan övervakas i praktiken av en och samma person.
Ständiga förbättringar
Med den gällande lagstiftning som lägsta ambitionsnivå, eftersträvar ständig förbättrad miljöprestanda och resurshushållning. Novare arbetar med ständiga förbättringar genom rapportering, handlingsplaner, dokumentation samt uppföljning av avvikelser och framtagning av förbättringsförslag. Miljöarbetet ska kontinuerlig uppdateras till det bättre och utvärderas genom regelbundna uppföljningsaktiviteter. Novare följer gällande lagar och förordningar som leder till lämpliga åtgärder i verksamheten. Inom Novare är miljöansvaret skriftligt delegerat i organisationen. Målet är att minska och förebygga föroreningar i alla delar av vår organisation. Det ingår i miljöansvarigs arbetsbeskrivning att systematiskt bevaka och hålla sig uppdaterad om ny lagstiftning och nya riktlinjer kring miljöområdet och att överlag hålla sig uppdaterad inom området. Nya riktlinjer inom miljöområdet förankras i hela verksamheten genom att miljöfrågor på agendan vid planeringsdagar som hålls fyra gånger om året.
Uppföljning och Revision
Varje år ska en djupgående kontroll genomföras för att se om miljömålen är uppfyllda. Vid befarande av att miljömål ej kommer att uppnås kallar Miljöansvarig till möte med företagets ledning som tar fram och initierar lämpliga åtgärder samt analyserar orsak till avvikelsen.