Executive Assistant

Vill du komma in tidigt i ett svenskt techbolag med starka ägare, höga ambitioner och ett tydligt samhällsuppdrag – och samtidigt bli en nyckelperson nära VD? T-Unit söker nu en Executive Assistant som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med praktisk koordinering i vardagen, och som drivs av att använda teknik för att skapa samhällsnytta.

Rollen som Executive Assistant är ny på T-Unit och en kombination av kvalificerat ledningsstöd och operativ koordinering. Du arbetar mycket nära VD och blir den person som ser till att vardagen fungerar – att rätt saker händer i rätt ordning, med rätt underlag på plats.

Exempel på ansvarsområden

• Vara VD:s närmaste administrativa stöd och avlasta i planering, prioritering och uppföljning.

• Ha huvudansvar för kalendern: boka, omboka och prioritera möten samt säkerställa att förberedelser är gjorda.

• Planera och koordinera lednings- och styrelsemöten, inklusive agenda, material, utskick, anteckningar och uppföljning av beslut.

• Förbereda, sammanställa och ibland skriva utkast till presentationer, mötesunderlag och annan dokumentation.

• Vara första kontaktpunkt för många externa parter och hantera inkommande förfrågningar på ett professionellt och förtroendeingivande sätt.

• Ge stöd till teamet på Stockholmskontoret och bidra till att kontoret fungerar smidigt i vardagen (t.ex. leverantörskontakter, enklare inköp, praktiska frågor).

• Vara med och bygga upp och förbättra administrativa rutiner, arbetssätt och mallar i takt med att bolaget växer.

• Bidra till ett bra informationsflöde mellan VD, ledningsgrupp och övriga delar av organisationen, även internationellt.

Vem vi söker 

Bakgrund och erfarenhet

• Flerårig erfarenhet som Executive Assistant, Chefsassistent eller i en liknande roll.

• Van att arbeta nära chefer eller ledningsgrupper i en miljö med högt tempo och skiftande prioriteringar.

• Mycket goda kunskaper i Officepaketet, särskilt Outlook, PowerPoint, SharePoint, Word och Excel.

• Trygg i digitala verktyg och samarbetsplattformar (t.ex. Teams, Zoom eller liknande).

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Erfarenhet från techbolag, konsultverksamhet, finans eller annan snabbföränderlig miljö är meriterande.

Personliga egenskaper

Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper och hur du bidrar till T-Units kultur. För att trivas i rollen tror vi att du:

• Är serviceinriktad och prestigelös, med ett professionellt och vänligt bemötande.

• Är mycket strukturerad och organiserad – du skapar överblick, prioriterar och håller flera saker igång samtidigt.

• Är proaktiv och lösningsorienterad; du ligger gärna ett steg före, ser vad som behöver göras och vågar lyfta frågor eller utmana prioriteringar när det behövs.

• Är självständig och ansvarstagande, men också lyhörd och bekväm med att söka input och förankra när läget är oklart.

• Har hög integritet och gott omdöme, van att hantera konfidentiell information med stor diskretion.

• Trivs i en dynamisk miljö där inte allt är på plats ännu, och där du får vara med och bygga struktur, arbetssätt och kultur.

Vi ser gärna att du känner igen dig i en inkluderande och empatisk arbetsstil, där du är en lagspelare som bygger förtroende, lyssnar aktivt och bidrar till en miljö med hög psykologisk trygghet. Du har ett entreprenöriellt mindset och ett kreativt, lösningsorienterat angreppssätt – du vill se att saker händer och att arbetet leder till tydliga resultat för både bolaget och samhället.

Intresserad?

I denna rekrytering samarbetar T-Unit med Novare Executive Search. Vid frågor är du välkommen att kontakta Martina Runhellen på martina.runhellen@novare.se eller Maria Becker på maria.becker@novare.se. Notera att vi inte tar emot ansökningar via e-post med hänsyn till GDPR.

Varmt välkommen med din ansökan!