I rollen som Office Manager på Bure får du möjlighet att arbeta i ett framgångsrikt svenskt investmentföretag med ägarintressen i nordiska bolag. Kontoret håller en hög professionell standard och det blir ditt ansvar att upprätthålla och höja den standarden. Flertalet av de 9 medarbetarna på kontoret arbetar inom investeringsteamet. Ansvaret i din roll blir att sköta det administrativa och se till att kontoret ser ut och fungerar på ett bra sätt. Vid behov kommer du att vara ett stöd till vd och styrelseordföranden med kalenderhantering, mötes- och resebokning mm. Vi räknar med att du är en problemlösare gällande högt och lågt och är van vid att agera ad-hoc.
Tjänsten är placerad på Bures kontor på Nybrogatan 6 i Stockholm.
Huvudsakliga arbetsuppgifter:
- Kontorsansvarig, dvs. se till att allt praktiskt fungerar på kontoret, inköp av kontorsmateriel och allmänna kontorsgöromål.
- Ta emot besökare.
- Vid behov hantera kalender- och mötesbokning för styrelseordförande och vd – samordnar möten med oss, styrelser.
- Förberedelser och utskick av dokumentation/material inför styrelsemöten, hantering av webbaserad styrelseplats.
- Löpande kontakt med styrelseledamöterna i olika ärenden.
- Utskick av pressmeddelanden och finansiella rapporter till medier och aktiemarknaden (sker via MFN).
- Korrekturläsning av finansiella rapporter inför rapportsläpp.
- Förberedelser inför bolagsstämmor i samarbete med cfo och advokatbyrå.
- Tillsammans med cfo och mediebyrå hålla ihop produktionen av bolagets årsredovisning. Bidra till att de beskrivande texterna i framvagnen håller hög kvalitet.
- Uppdatering/komplettering av hemsidan.
- Hantering av loggbok.
- Utläggs- kvittosammanställning för styrelseordföranden och vd.
Vi söker dig som är strukturerad, noggrann, med förmågan att hantera flera uppgifter samtidigt. Du har flerårig erfarenhet och vana att arbeta mot styrelse. Du har känsla för detaljer och är duktig på att formulera dig i skrift. Du kan hantera Microsoft Officepaketet, är orädd att lära dig nya system och har mycket goda kunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift. Erfarenhet och intresse från finansbranschen är meriterande.
Som person är du positiv, utåtriktad och prestigelös. Du lägger stor vikt vid att vara lösningsorienterad och serviceinriktad. Vidare kräver rollen att du är proaktiv, tar egna initiativ och kan prioritera och fatta beslut. Du trivs med att arbeta på ett mindre kontor, vara representativ och att ha många kontaktytor via mail och telefon.
Låter detta som du? Välkommen med din ansökan snarast! Urval och intervjuer sker löpande. Söker gör du på www.novare.se. Klicka på "Ansök nu" så får du bifoga ditt eget CV och personliga brev. Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Ambjörn Ingvaldson, ambjorn.ingvaldson@novare.se