Office Manager till ledande internationell advokatbyrå

Vill du vara med och forma framtidens internservice på en av världens ledande affärsjuridiska byråer? Vi söker nu en engagerad och driven Office Manager till vår kunds Stockholmskontor!

Om företaget

Vår kund är en global advokatbyrå med djup lokal expertis och ett starkt fotfäste i Sverige. Idag arbetar runt 120 medarbetare på vårt Stockholmskontor, där vi tillsammans skapar ett professionellt och utvecklande arbetsklimat.

Om rollen

Företaget står inför en spännande fas där internservicen ska tas till nästa nivå. Som Office Manager får du en nyckelroll i att bygga upp och vidareutveckla servicefunktionen. Det här är en roll för dig som både vill ta ett helhetsansvar och samtidigt arbeta hands-on i den dagliga verksamheten. Du ansvarar för att säkerställa att både receptionen och back office håller en mycket hög servicenivå gentemot medarbetare, klienter och besökare. Här värdesätts kvalitet, effektivitet och ett varmt, professionellt bemötande. Du kommer att leda och coacha teamet, skapa struktur och rutiner samt agera som en förebild i det dagliga arbetet. Du är närvarande i verksamheten och trivs med att själv vara delaktig i de dagliga arbetsuppgifterna. Rollen innebär också ett centralt ansvar i planeringen och genomförandet av flytten till nya lokaler på Mäster Samuelsgatan 17 i mars 2026 (idag finns kontoret på Vasagatan).

Rollen är bred – du arbetar med allt från att skapa en trivsam miljö i lokalerna till att hantera logistik, mötesservice, materialinköp och fastighetsservice. Eftersom många rutiner och processer är under utveckling kommer du att ha stor möjlighet att påverka både rollens innehåll och arbetssätt. Det här är din chans att ta ett helhetsansvar, driva förändring och bygga upp en modern och professionell internservice som möter framtidens krav.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Leda och fördela arbetet i receptionen och internservice
• Säkerställa ett professionellt och vänligt bemötande i alla kontaktytor, både externt och internt
• Skapa och utveckla rutiner, processer och arbetssätt för att höja kvaliteten på internservice
• Ansvara för möteslogistik, bokning av konferensrum, beställning av catering, samt assistera med teknisk support vid möten
• Hantera post, inköp av material, kontakter med leverantörer och kontorsservice
• Sköta och fylla på personalutrymmen, pentryn och gemensamma ytor
• Arbeta med miljö, ergonomi och brandskydd i samarbete med externa partners
• Driva utveckling, engagemang och ansvarstagande i teamet

Vem är du?

Vi söker dig som har:

• Dokumenterad erfarenhet av office management, hotellbranschen eller annan serviceinriktad miljö (gärna från hotell, flyg eller kvalificerad kundservice)
• Vana av att arbeta operativt och administrativt med kontorsservice och reception
• Erfarenhet av att skapa rutiner, struktur och processer
• Utpräglad känsla för service och ett professionellt bemötande
• Förmåga att arbeta självständigt, lösningsorienterat och hantera flera uppgifter samtidigt i en dynamisk miljö
• Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Du har ett naturligt servicefokus och en passion för att leverera upplevelser av högsta kvalitet till såväl interna som externa intressenter. Du är en tydlig förebild som leder genom ditt eget exempel och skapar engagemang och ansvarstagande i teamet. Du är strukturerad och organiserad, med förmåga att bygga upp och upprätthålla rutiner även när förutsättningarna förändras. Din flexibilitet och prestigelöshet gör att du gärna hugger i där det behövs och tar ansvar utöver den formella arbetsbeskrivningen. Du har hög integritet och pålitlighet och uppskattas av både kollegor och ledning. Dessutom är du lyhörd, tillgänglig och en synlig förebild för servicekulturen på kontoret.

Vi erbjuder

Här får du en central roll i företagets fortsatta utveckling av internservice, med möjlighet att påverka och bygga upp framtidens servicefunktion. Du blir en del av en internationell och dynamisk arbetsmiljö i moderna lokaler i centrala Stockholm.

Ansökan

Vill du vara med och sätta en ny standard för service på ett av världens ledande advokatkontor? Skicka in ditt CV och personliga brev redan idag – urval sker löpande. Observera att vi inte har möjlighet att ta emot ansökningar via e-post. För frågor om tjänsten eller processen, kontakta Ellinor Sledd på ellinor.sledd@novare.se