I rollen som chefsassistent på World Childhood Foundation är ditt övergripande ansvar att säkra kontorets löpande drift och samordning, vara ett starkt administrativt stöd till Generalsekreteraren, styrelsen samt vara ”spindeln i nätet” för organisationen och ge praktiskt stöd till Childhoods marknads- och programaktiviteter. Befattningen är placerad på Childhoods kontor i Stockholm med ca 14 medarbetare och rapporterar till Generalsekreteraren.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:
- Att bistå Generalsekreterare och styrelseordförande i arbetet med styrelse och executive committee med bl a förberedelser, genomförande och uppföljning av möten samt koordinering och samordning av dagordning och protokollföring.
- Att stödja GS och ledningsgrupp i löpande arbete, planering och uppföljning
- Att stödja och samordna kontakt, möten och processer med övriga Childhood-stiftelser i Tyskland, Brasilien och New York.
- Att sköta löpande kontorsadministration, t ex hantera och strukturera filer och arkiv, agera kontaktperson och beställare mot externa leverantörer, såsom IT, telefoni, kontorsmaterial och service samt svara i telefon och ta emot besökare.
- Att bistå vid externa evenemang kopplat till programverksamhet och marknad.
Vi söker dig som är en skicklig administratör och koordinator. Du trivs med att vara ”spindeln i nätet” och supportera verksamheten på olika sätt. Troligtvis har du arbetat i en liknande assisterande och administrativ roll tidigare på relativt hög nivå inom en internationell verksamhet, men du kan också komma från annat håll med en önskan att komma in i branschen, så länge du har en stark administrativ ådra, strukturerat och proaktivt arbetssätt och med förmåga att lära snabbt. Du behöver ha god vana av att föra protokoll på engelska och förstå mötesformalia. Du har erfarenhet av att driva processer och rutiner framåt på ett proaktivt sätt. Du har känsla för detaljer och är duktig på att formulera dig i tal och skrift, både på engelska och svenska.
Som person är du positiv, utåtriktad och prestigelös. Du lägger stor vikt vid att vara lösningsorienterad och serviceinriktad. I ditt sätt att arbeta är du systematisk, noggrann och processorienterad med sinne för detaljer samtidigt som du kan ha ett helhetsperspektiv. Vidare kräver rollen att du är självgående, proaktiv, tar egna initiativ och kan prioritera och fatta beslut.
Vi ser gärna att du ett brinnande intresse för barns rättigheter och Childhoods arbete för att förebygga våld och sexuella övergrepp mot barn.
Låter det intressant? Välkommen med din ansökan! Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Maria Becker på maria.becker@novare.se eller Anna Taube på anna.taube@novare.se. Intervjuer sker löpande. Vänligen notera att vi ej tar emot ansökningar via mail med anledning av GDPR.
