Enligt en nyligen genomförd undersökning av Mötesutveckling Sverige, där över 500 heltidsanställda i företag och organisationer med fler än 26 medarbetare deltog, finns det mycket att förbättra när det kommer till effektiviteten i våra möten.

Här är några av de mest slående slutsatserna från undersökningen:

• 51% går från mötet utan att veta vad som bestämdes:

Detta är en förlorad möjlighet att skapa tydlighet och riktning för arbetsuppgifter.

• 68% frågar inte efter syfte, mål eller agenda om det saknas:

Att delta i möten utan en tydlig struktur och syfte är ofta bortkastad tid och skapar otrygghet i arbetslaget.

• 44% tackar ja till möten som de anser att de inte borde gå på:

Detta kan leda till onödig arbetsbelastning och tidsslöseri.

Så vad kan du göra för att förbättra dina möten och göra dem mer produktiva? Novare Leadership Academy pratade med effektivitetskonsulten Anett Kull och fick en rad konkreta tips:

INNAN MÖTET

• Titta igenom kalendern den kommande månaden:

Få en överblick över dina kommande möten och identifiera vilka som verkligen är nödvändiga.

• Tacka nej till de möten som saknar syfte, mål eller som du inte anser att du ska delta på:

Var inte rädd att säga nej till möten som inte gynnar ditt arbete eller din arbetsgrupp.

• Förbered dig noga:

Om du är ansvarig för mötet, se till att skicka ut en kallelse med agenda och relevanta dokument i god tid före mötet. Förbered deltagarna på vad som förväntas av dem.

• Korta ner mötestiden:

Prova att ta bort 15 min från varje mötestimme för att skapa ställtid mellan mötena.

UNDER MÖTET

• Starta och avsluta mötet i tid:

Respektera deltagarnas tid genom att hålla mötet inom den angivna tiden.

• Skapa en tydlig struktur:

Presentera syftet och målet med mötet. Definiera rollerna och använd gärna hjälpmedel som talarlistor och beslutsloggar.

• Skapa en pausruta:

Rita upp en pausruta där ni samlar bra idéer och synpunkter som inte hör till just detta möte men som bör tas hand om på eget eller nästa möte.

• Engagera alla deltagare:

Se till att alla deltar aktivt i diskussionen och undvik långtalare som tar över mötet.

• Summera beslut och nästa steg:

Avsluta mötet med en sammanfattning av besluten och besluta om eventuell uppföljning.

EFTER MÖTET

• Planera och påbörja genomförandet av fattade beslut:

Sätt i gång med de åtgärder som beslutades på mötet och se till att de implementeras.

• Dokumentera mötet koncist och överblickbart:

Skriv ett protokoll eller anteckningar vid behov och bifoga en åtgärdslista för att hålla koll på vad som behöver göras.

• Lär av erfarenheten:

Utvärdera mötet och identifiera vad som fungerade bra och vad som kan förbättras till nästa gång.

Genom att följa dessa riktlinjer och vara medveten om möteskulturen på din arbetsplats kan du bidra till att göra möten mer effektiva och givande för alla inblandade. Kom ihåg att tid är en värdefull resurs, och genom att hantera möten på ett bättre sätt kan du öka din produktivitet och göra din arbetsdag mer meningsfull.