Customer Operations Lead till Alecta fastigheter

Customer Operations Lead till Alecta fastigheter

Vill du vara med och bygga upp och utveckla framtidens kundservice? Alecta Fastigheter söker nu en Customer Operations Lead som vill ta ett helhetsgrepp om kundresan, utveckla effektiva arbetssätt och skapa en mer sammanhållen och kvalitativ service för bolagets hyresgäster. Här får du en verksamhetsnära och utvecklingsorienterad roll där du kombinerar operativt ansvar med processutveckling, digitalisering och möjligheten att påverka hur kundservice ska fungera framåt.

Om rollen

Som Customer Operations Lead får du en central roll i att vidareutveckla Alecta Fastigheters kundservicefunktion. Ett nytt gemensamt system för ärendehantering och felanmälan har införts, och arbetet med att ansluta fastighetsbeståndet pågår. Nu söker vi dig som vill ta ett långsiktigt ägarskap för funktionen och säkerställa att arbetssätt, processer och systemstöd fungerar effektivt och skapar värde för både hyresgäster och organisation.

Rollen kombinerar operativt arbete med ett tydligt utvecklingsuppdrag. Du följer det dagliga ärendeflödet, säkerställer struktur och kvalitet och arbetar nära handläggare, förvaltning och andra interna funktioner. Samtidigt analyserar du data och återkommande ärenden för att identifiera förbättringsmöjligheter, utveckla processer och driva initiativ som gör kundresan enklare och mer effektiv.

Du blir en viktig länk mellan verksamheten och de digitala lösningarna, med ansvar för att fånga behov, driva utveckling och kravställa gentemot IT och systemleverantörer. Alecta Fastigheter arbetar redan med AI-baserade lösningar, och här finns goda möjligheter att utforska hur ny teknik kan bidra till smartare och mer integrerade arbetssätt.

Du rapporterar till Affärsområdeschef Hospitality och har ett funktions- och arbetsledningsansvar, men inget formellt personalansvar. Rollen ger dig möjlighet att påverka hur kundservicefunktionen ska utvecklas och kan över tid breddas i takt med verksamhetens behov.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Leda och koordinera det dagliga ärendeflödet samt säkerställa att ärenden prioriteras, hanteras strukturerat och följs upp inom överenskomna svarstider.
• Följa upp felanmälningar i nära samarbete med förvaltning och driftsorganisation för att säkerställa framdrift och god återkoppling till hyresgäster.
• Analysera ärendedata, identifiera återkommande frågor och avvikelser samt omsätta insikter till konkreta förbättringar.
• Utveckla och implementera processer, rutiner, arbetsinstruktioner, kunskapsunderlag och svarsmallar.
• Driva utvecklingen av ärendehanteringssystem och telefonilösningar, fånga verksamhetens behov och kravställa kring förändringar och integrationer.
• Samordna och arbetsleda kundservicens operativa arbete samt stötta och vägleda handläggare i komplexa ärenden och utvecklingen av deras arbetssätt.
• Bidra till att utveckla kundresan över flera kontaktkanaler och undersöka hur digitalisering och AI kan effektivisera arbetet.
• Säkerställa tydlig och proaktiv kommunikation till hyresgäster, exempelvis vid fördröjda ärenden eller akut driftinformation.

Vem söker vi?

Vi söker dig som har cirka 5–10 års erfarenhet och som trivs i en roll där du får kombinera struktur, samordning och utveckling. Du har erfarenhet av att driva operativt arbete och projekt eller förbättringsinitiativ, och är van vid att få med dig olika intressenter för att nå gemensamma mål. Du behöver inte ha haft ett formellt chefsansvar, men du har förmågan att skapa engagemang, driva frågor framåt och få gehör i organisationen.

Du har en god förståelse för kundresan och vad som krävs för att skapa en smidig och kvalitativ serviceupplevelse. Du är nyfiken på hur digitala system och data kan användas för att utveckla verksamheten och känner dig bekväm med att sätta dig in i nya verktyg och arbetssätt. Det är inte nödvändigt att vara teknisk specialist – viktigare är att förstå verksamhetens behov och kunna omsätta dem till förbättringar.

Vi ser gärna att du har erfarenhet från kundservice, serviceverksamhet, fastighetsförvaltning eller en annan verksamhet med komplex ärendehantering. Bakgrunden är mindre viktig än din förmåga att förstå olika typer av kundbehov, navigera i en organisation och driva utveckling i praktiken.

Som person är du självgående, strukturerad och initiativrik. Du har lätt för att se både detaljer och helhet, gillar att lösa problem nära verksamheten och har samtidigt förmågan att lyfta blicken och identifiera långsiktiga förbättringsmöjligheter. Du är kommunikativ, prestigelös och trivs med att bygga upp något som ännu inte är helt färdigt.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• Ärendehanteringssystem, exempelvis Dynamics 365 Customer Service.
• Fastighetsförvaltning eller B2B-kundservice.
• Processutveckling och verksamhetsförbättring.
• Kundservice via flera kanaler, exempelvis telefon, e-post och digitala plattformar.
• AI-baserade verktyg eller AI-agenter i operativa processer.

Vad erbjuder vi? 

Hos Alecta Fastigheter får du möjlighet att vara med och forma en kundservicefunktion med stor utvecklingspotential. Du kommer in i ett skede där grunden är lagd, men där mycket återstår att utveckla och förbättra. Det ger dig utrymme att påverka arbetssätt, systemstöd och framtida ansvarsområden, samtidigt som du arbetar nära verksamheten och ser konkreta resultat av ditt arbete.

För dig som motiveras av förändring, digital utveckling och möjligheten att bygga något långsiktigt är detta en roll med både bredd och utvecklingsmöjligheter. Du får arbeta i en organisation med högt tempo, korta beslutsvägar och en vilja att hitta nya lösningar.

Är det här nästa utmaning för dig? I denna rekrytering samarbetar Alecta fastigheter med Novare Interim & Recruitment. Har du frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Johanna Waerhaug, johanna.waerhaug@novare.se. Välkommen med din ansökan!